申报程序------->因公护照及签证的办理------>办理离、返校手续
（一）申报程序：
1．申请人收到邀请信后，到国际合作处/港澳台事务办公室领取《华北电力大学教职工因公出国（境）申请表》（以下简称《申请表》）、《出国（境）参加国际科技学术会议申请表》、《出访人员名单》、《出访人员个人简历》，或从国际合作处/港澳台事务办公室网页下载，仔细填写其中的内容。
2．按《申报表》中所列的相关部门办理出国（境）审批手续后，将《申请表》、国际会议邀请函及其译文各3份、身份证复印件3份、《出国（境）参加国际科技学术会议申请表》（电子版）、出访人员名单及个人简历（电子版）交回国际合作处，由国际合作处上报主管外事/港澳台事务的校领导审批。
3．经主管校领导审批同意的出国（境）申请，由国际合作处负责上报河北省教育厅、河北省科技厅审批。
（二）因公护照及签证的办理
1．待上级主管部门出具出国任务批件和出国任务通知书后,按校党委组织部要求办理政审手续。
2．准备护照照片。若赴港澳需照片6张，并在照片背面注明姓名及其汉语拼音；若出国需电子版照片。身份证原件及其复印件。
照片应为申请人近期（半年内）正面免冠彩色光相纸，背景颜色为白色或淡蓝色，头像清晰。照片尺寸为48毫米×33毫米，头部宽度为21至24毫米，头部长度为28至33毫米。
一次性快照、各种彩色打印机打印的照片、人头像过大或过小、歪头侧面的艺术照、人像模糊、怪发型、围围巾或多年旧照片、翻拍照片等，均不用于制做护照。
3．到国际合作处领取或从国际合作处/港澳台事务办公室网页下载《申请出国签证事项表》、《护照申请卡》（若赴港澳填写《通行证申请卡》），仔细填写其中的内容。
3. 提供办理出访国签证所要求的合格邀请信及其他必须材料（各国签证要求不同，并时有变更，以最新要求为准）。
4. 在申办材料规范、完备的情况下，办理护照通常需5个工作日，办理签证则需视各国签证要求而定。（办理因公出国审批、护照及签证通常约需1至2个月时间）
5．国际合作处及时通知签证办理进展情况，申请人应提前预定国际机票。购买国际机票时,应注意向售票单位索取发票。报销时,须同时持机票和发票,否则不予报销。
6．取得护照签证的人员,可从国际合作处借取任务通知书和开取换汇介绍信，并填写《出国团组用汇申请表》,到保定市财政局涉外处和中国银行办理换汇手续。
（三）办理离、返校手续
1．出国人员在出国前通知国际合作处，归国后两周内须向国际合作处提交因公护照及出国总结材料,包括出国访问报告或技术报告等，并在保定市财政局涉外处办理外汇核销手续。
2．公派出国人员(国家公派、单位公派人员)办理出国的手续费(护照、签证、体检、公证费),在出国人员回校报到后,由国际合作处办理审批报销手续。
3．由学校所属单位或利用科研经费、其它渠道经费支付出国费用的出国人员,其出国各项费用,在出国人员回校后,由国际合作处审核签字后报销,没有国际合作处审核签字,各级财务部门不予报销(违反本规定按违纪处理)。
