第一步：办理因公出国及赴港澳批件。在国际合作处（港澳台事务办公室）办理因公出国赴港澳批件需要在出访前2个月提出申请。办理批件时间为10个工作日（含公示期5日）。
一、登录办公平台--网上办事大厅--填写《因公临时出国（赴港澳）人员备案表》
Ø 联系人：组织部，高洁，联系电话：61772302
二、登录办公平台—网上办事大厅—填写《教职工因公出国（境）》，完成《教职工因公出国（赴港澳）申请表》及《因公临时出国（赴港澳）任务和预算审批意见表》，需准备以下材料：
1. 《邀请函》原件、复印件、翻译件，邀请信所包括内容：
Ø 出访人姓名；
Ø 出访时间、出访地点；
Ø 出访事由、内容和目的；
Ø 经费来源。如由邀请方资助，需明确资助范围；
Ø 邀请函须由出访国本地发出，驻外办事处或驻外分支机构发出的邀请函无效；
Ø 邀请函须打印在邀请单位信函纸上，邀请函上须包括邀请人单位、职务、职称、联系方式，并需邀请人亲笔签字；
注：赴日本需出示日文邀请函（身元保证书、招聘理由书、停留日程表）
2. 《教职工因公出国（赴港澳）日程安排》中英文各一份
Ø 团长需在中文日程右下方签名；
Ø 日程中的工作内容要具体，每天的日程须分上午和下午分别填写；
Ø 中英文日程要内容一致；
Ø 日程里不能出现考察、参观和访问；
Ø 非学术类出访时限（含抵离国境日期）：出访一个国家不超过5天，出访两个国家不超过8天，出访三个国家不超过10天；一次出访不得多于3个国家；赴拉美国家、“一带一路”沿线国家及周边国家可增加1天。
3. 《出访须知》（团长签名）
4. 《出访必要性》（请根据模板填写）
5. 身份证复印件：扫描个人身份证（正反面），并上传
6. 参加外单位组团（双跨团）
Ø 提交组团单位开具的商请函纸质版及电子版，办理回函手续；
Ø 日程一份（随团参加培训的需提供中英文日程各一份）
Ø 待组团单位下达任务通知书、任务批件后，将任务通知书原件、批件原件或复印件提交至国际合作处，办理《出国赴港澳任务确认件》。
注：商请函、任务通知书、任务批件以上材料由组团单位提供。
7. 《出访必要性说明》
8.《校内公示信息表》
9. 注意事项
有极特殊理由不能乘坐国内航空公司飞机的要做详细书面说明，需经所在单位领导同意后签字、盖章，在出发前将详细凭证及《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表》交由国际合作处审批。
第二步：办理出国及赴港澳证件。办理批件后，请携带身份证原件及复印件到国际合作处（港澳台事务办公室）办理。办理时间为10个工作日。
1. 办理因公护照（约需7个工作日）
Ø 指纹信息采集申请人本人须持身份证原件到国际合作处办理采集生物特征信息采集；
Ø 前往外交部指定照相馆拍照，离我校最近照相馆：
Ø 拍照完成后，将照相馆返回回执上的“因公护照数字照片编号”填写至《教职工因公出国（赴港澳）申请表》；
Ø 身份证扫描页，扫描质量300DPI，图片小于100KB，无白边。
2. 办理港澳通行证（签注）（约需10个工作日）
Ø 正面免冠露双耳、女士不能佩戴项链、小二寸白色背景彩色近照三张。面部宽度约为21-24mm，长度约为28-33mm,不能使用快照和数码照片
Ø 身份证（照片页）复印件一份
注：出国（境）团组须获得批件后，准备好相关材料后，由国际合作处提交至教育部留学服务中心办理相关证件。
第三步：签证办理。由申请人个人填写申请表及准备申请材料。办理时间根据不同国家办理签证时长而定。
Ø 查找拟出访国家办理签证所需材料《各国签证所需材料》（因公签证信息）；
Ø 根据要求准备相应的签证申请材料；
Ø 申请人个人填写签证申请表；
Ø 将签证材料提交至国际合作处，由国际合作处进行审核；
Ø 审核通过后，由国际合作处提交至教育部办理签证。
注：美国签证申请根据使馆规定有预约面谈和背景调查程序周期较长，应尽可能提早办理。
第四步：出访
Ø 执行出访任务，在外执行任务期间，请严格遵守外事纪律。
第五步：出访任务结束。将出访总结及相片上传至因公出国赴港澳系统中，护照应于任务结束后5个工作日交至国际合作处（港澳台事务办公室）。
Ø 提交出国总结，含此次出访的具体内容，取得成果，下一步计划；
Ø 相片。执行任务中的相片，需清晰；
Ø 归还证件（因公护照或港澳通行证）。
注：需在任务结束返校后5个工作日将上述材料交至国际合作处。
第六步：经费核销
Ø 在学校财务系统中，根据要求填写“国际差旅报销”页面；
Ø 向国际合作处提交出访总计及归还证件后，由国际合作处对出访任务内容、日期等进行审核；
Ø 国际合作处审核通过后，将相关票据、任务批件复印件等材料提交至财务处进行经费核销工作；
Ø 各团组按批件人数，统一集中办理报销审核，不得拆分审核。
